تهیه فرم مدخل توسط گروه‌های علمی ضرورت دارد، مدخل‌گزینی و ضبط آن از حساس‌ترین مراحل تدوین دانشنامه‌ها است.هدف از تهیه فرم مدخل ساماندهی مدخل‌ها در واحد دبیرخانه مدخل‌گزینی و تشکیل پرونده علمی و جهت‌دهی اجمالی نویسنده در نگارش مقاله است. و برای تصویب مدخل در تهیه فرم مدخل الزامی است و می‌بایست در آن، تعریف مدخل، محور‌های پیشنهادی، مدخل‌های ارجاعی و منابع نگارش مدخل تصریح شده باشد.ضوابط شکلی و رعایت استاندارد‌های مدخل اولین معیار مدخل‌گزینی است. علاوه بر آن مدخل بودن هر عنوان می‌بایست در سامانه دانش مربوطه پذیرفته شده باشد و نباید زاییده ذهن افراد باشد.حجت‌الاسلام حسین‌زاده جامعیت را معیار دیگری برای گزینش مدخل دانست و افزود: مدخل می‌بایست گستره موضوع در یک حوزه معرفتی را پوشش دهد.ایشان ادامه داد: فعالیت‌های واحد مدخل‌گزینی نظارت بر گزینش مدخل‌ها بر اساس همین معیارهاست و علاوه بر این، فرم مدخل نیز می‌بایست به تأیید این واحد برسد تا از هر گونه هم‌پوشانی پرهیز شود. و در ادامه مدخل‌های گزینش شده بر اساس نظام چینش برای چیدمان آن در مجلدات دانشنامه‌ها، در این واحد ساماندهی می‌شود.ایشان با اشاره به چینش موضوعی نظام‌یافته مدخل‌ها در دانشنامه‌های پژوهشگاه ابراز امیدواری کرد در ویراست دوم مدخل‌ها بر اساس نظام الفبایی چینش شوند.
